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Conceptos básicos de la Protección de Datos

 

A continuación te presentamos algunos conceptos básicos en la Protección de Datos para entender en qué ámbito nos movemos y sobre qué planteamos nuestras actuaciones.


Datos de carácter personal

Un dato de carácter personal consiste en cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables. 

La Agencia de Protección de Datos considera que los datos de una dirección de correo electrónico que se refieren a una persona física, cuando permitan identificarla, es un dato personal. Asimismo, los datos profesionales de un autónomo son considerados como datos personales al existir un riesgo de que coincidan con sus datos personales.

 

Fichero

Un fichero es “Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso”. Es necesario precisar que, por ejemplo, un listado en una hoja Excel tiene la consideración de fichero al ser un conjunto organizado de datos.

Cualquier fichero o listado que contenga datos relativos al nombre y apellidos de una persona o únicamente su DNI deberá adoptar las medidas descritas a lo largo de este manual.

 

Tratamiento de datos

Un tratamiento de datos se entiende de las “operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias”.

Cualquier operación que se realice sobre datos de carácter personal, incluso su mero almacenamiento es considerado como un tratamiento y por lo tanto debe adecuarse a las prescripciones de la LOPD.

 

Responsable del Fichero

El Responsable del Fichero o del tratamiento es toda “Persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento”. Es la persona o la entidad que decide en última instancia qué se hace con los datos.

 

Encargado del tratamiento

El encargado del tratamiento es toda “Persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, sólo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del fichero”.

El encargado del tratamiento se limita a tratar los datos bajo las instrucciones del responsable del tratamiento, poniendo los medios técnicos y organizativos para la debida realización de la prestación. En ningún caso decide sobre la finalidad del tratamiento. Sin embargo, en caso de que destine los datos a otra finalidad que la prescrita por el responsable del tratamiento, o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será considerado también responsable del tratamiento, respondiendo de las infracciones en que hubiera incurrido personalmente. 

 

Responsable de Seguridad

El Responsable de Seguridad es la persona designada para coordinar y controlar las medidas de seguridad aplicables al fichero y descritas en el Documento de Seguridad. Asimismo debe actualizar el Documento de Seguridad siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo y adecuar en todo momento el contenido a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de datos.

 

Obligación de implantación de las medidas de seguridad como encargado del tratamiento

El artículo 9 de la LOPD, establece la obligación, tanto del Responsable del Fichero, como del Encargado del Tratamiento de adoptar las medidas de índoles técnicas y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado. Igualmente establece la prohibición de registrar datos de carácter personal en ficheros que no reúnan las condiciones que se determinan en el Real Decreto.